Как создать копию файла журнала и архивировать.
Надо научиться делать копии! А вдруг "полетит" файл с журналом или испортится сетевая база данных !!!
НЕ НАДЕЙТЕСЬ НА НАДЕЖНОСТЬ ВАШИХ КОМПЬЮТЕРОВ !
ДЕЛАЙТЕ РЕГУЛЯРНОЕ КОПИРОВАНИЕ !
Поясню, как это сделать в локальной и сетевой версии.
Имя файла журнала в локальной версии стоит справа внизу окна программы, имеет расширение SHP, например, IB.SHP, GOD_2001.SHP и т.п. Его копию средствами ИБ можно сделать так. Откройте журнал ХО, запомните имя, которое он имеет (например, IB.SHP), затем в меню ИБ щелкните на Файлы->Сохранить как...Откроется окно текущей директории, в которой Вы увидите файлы с расширением SHP, это и есть журналы, среди них Вы увидите и Ваш текущий. В окошке "Имя файла" укажите любое название для нового журнала, например, new_f
Копию журнала можно сделать и средствами "Проводника" стандартной файловой оболочки системы Windows. Откройте проводник, найдите текущую директорию ИБ (в локальной версии как правило, это IBW8), откройте ее. Найдите файл журнала, который необходимо скопировать, например, IB.SHP, щелкните на нем ПРАВОЙ кнопкой мышки, выберите пункт "Копировать", затем открываете директорию, куда Вы хотите скопировать файл, щелкаете в ней в любом месте правой кнопкой, в меню выберите пункт "Вставить". Скопировать файл можно и в директорию IBW8, в этом случае к имени файла будет добавлено слово Копия: Копия ib.shp. Его можно переименовать с помощью все той же правой кнопкой Проводника, например, в new_file.shp. Естественно, файл IB.SHP останется таким же, как был. Так как журнал может занимать много места, перед посылкой его необходимо "сжать", заархивировать. Для того, чтобы заархивировать журнал-копию (new_file.shp), зайдите в "Проводник", найдите директорию с Инфо-Бухгалтером (например, IBW8
), откройте ее, найдите файл, который необходимо сжать - new_file.shp, щелкните по нему ПРАВОЙ кнопкой мышки, откроется меню, в котором поищите, есть ли там меню архиваторов (ZIP, ZIF,RAR). Если есть, воспользуйтесь любым из них для архивации. Посмотрите, сколько он займет места. Для того, чтобы увидеть размер файлов, в проводнике настройте Вид->Таблица. После архивации Ваш файл должен иметь имя new_file, а расширение - zip (или rar) - в зависимости, какой у Вас архиватор. Если на Ваш компьютере нет архиватора, я рекомендую установить WinRAR, как правило, он есть на любом "пиратском" CD с дистрибутивом Windows, легко инсталлируется, русифицирован, встраивается в "Проводник", в нем при архивации можно задать любой размер тома, что важно при пересылке через почтовые серверы, на которых существуют ограничения по размеру вложений (например, 100кб) - в этом случае архив размером 450Кб автоматически "нарежется" на 5 файлов. Все их необходимо отправить 5 почтовыми сообщениями.Не все пользователи знают, что в локальной версии ИБ можно задать автоматическое копирование журнала в специальную директорию через заданные отрезки времени. К сожалению, эта опция стандартно отключена после инсталляции программы, и ее нужно включить. Зайдите в меню Установка-> Настройки-> Разное-> и установите признак "Разрешить автосохранение через каждые", например, 5 мин. После этого программа регулярно пишет журнал в "Черный ящик" - в директорию \IBW8\BACKUP с именем, в котором содержится имя журнала. Восстановить журнал по состоянию за любой предыдущий период можно будет с помощью кнопки "Восстановить" этой же вкладки "Разное" (по умолчанию выбранный журнал восстанавливается с именем nonameХ (X-номер файла, начиная с 0), который можно затем открыть и переименовать в любое имя.
В
сетевой версии, так как журнал и план счетов распределены по нескольким файлам БАЗЫ ДАННЫХ, решение задачи копирования более сложное. Самым полезным и надежным является регулярное (ежедневное, а также до и после больших изменений в журнале или плане счетов) выполнение операции экспорта сетевой базы в стандартный файл SHP (из которого можно, в случае порчи сетевой базы, произвести импорт данных и восстановить базу данных). Войдите в меню Файлы-> База данных -> Экспортировать в…и задайте имя создаваемого журнала. Желательно, чтобы в имени файла присутствовала дата создания страховочной копии, например, 2002_01_29 - копия от 29.01.2002г.Если Вам необходимо выслать нам сетевую базу для выяснения проблем, сделайте сначала ее экспорт, а затем упакуйте архиватором.
Если блок имеет в составе специальный бланк для получения BACKUP-файлов (полная копия всех таблиц и справочников прикладного блока), в дополнение к журналу необходимо рассчитать этот бланк, полученные при этом файлы также упаковать архиватором, если требуется их пересылка по электронной почте.