Внимание! Задавая вопрос,
пожалуйста, сообщайте версию программы Инфо-Бухгалтер ( Справка-О программе), локальная она или
сетевая, дату версии блока "Зарплата+" (бланк "Последние
изменения"), конфигурацию компьютера и тип операционной системы. Эта
информация значительно облегчит поиск решения Вашей проблемы! И еще маленькая
просьба - загляните в инструкцию: вдруг там найдется готовое решение :-)
Требуется Ваша помощь для того, чтобы определиться в выборе
программы заработной платы и для ее поддержки:
1. Ваша программа Зарплата + внедряется без прогона
расчетов с начала года? т.е. есть ли возможность внесения архивных данных для
исчисления налоговой базы?
2.Расчет выслуги делается автоматически, с учетом стажа работника или за этим
нужно следить вручную?
3. Есть ли возможность учитывать кассовые операции?
4. Есть ли возможность автоматически рассчитывать районный коэффициент?
5. Если можно опишите коротко процесс внедрения этой программы.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПЕРВОНАЧАЛЬНОГО ВНЕДРЕНИЯ БЛОКА "ЗАРПЛАТА+"
1. Для облегчения первоначального внедрения блока "Зарплата+" в его состав входят специальные бланки:
- бланк импорта из других систем (7.5.94), осуществляющий импорт (ввод в базу данных блока) индивидуальных сведений сотрудников (ИСС) из файлов других форматов, таких как 2-НДФЛ (сведения в ИМНС за 2000-2001 год), АДВ-3,6 (сведения в ПФ РФ), 1С-Налогоплательщик, "Зарплата списком" фирмы "Инфо-Бухгалтер" и т.д. Наиболее часто применяется импорт из 2-НДФЛ, так как дискета с текстовыми файлами имеется у каждого предприятия, работавшего до 01.01.2002г.,
- бланк первоначального ввода (7.5.96), с помощью которого можно оперативно ввести данные о сальдо на начало года, о начислениях - удержаниях работников как общими суммами, так и с детализацией по видам оплат (помесячно с начала года), причем при этом производится подсчет НДФЛ с учетом стандартных вычетов (аудиторская проверка),
- бланки полноэкранного ручного ввода-редактирования данных в ИСС (2.01) и штатное расписание (2.00),
- бланк импорта региональных адресов из базы данных КЛАДР МНС - импорт осуществляется корректно из КЛАДР любого формата.
Кроме этого, в состав блока входит бланк упрощенного расчета зарплаты (1.09), позволяющий начинать работу сразу после инсталляции программы, БЕЗ предварительной настройки - достаточно на счете "Зарплата" (70,180 и т.п.) открыть субсчет для отдела, а на нем - субсчет сотрудника, выбрать его к расчету, в специальные графы бланка ввести количество детей и некоторые другие параметры, оклад и(или) другие виды оплат (готовые к расчету - из стандартного справочника, содержащего около 70 видов оплат) и рассчитать бланк. Параметры расчета запоминаются автоматически и в дальнейшем их заполнения не требуется, также автоматически создается справочник ИСС и штатное расписание отдела ("обучение" системы). Полный годовой (помесячный) расчет одного сотрудника занимает не более 2-3 минут - время зависит он количества видов начислений и навыков оператора.
2. Осуществляется АВТОМАТИЧЕСКИЙ расчет следующих параметров стажа работника: непрерывный стаж, стаж для выслуги, северный стаж. Расчетчику достаточно при внедрении указать количество лет, месяцев, дней, исчисленные на любую дату. Эти параметры используются при начислении больничных, северной надбавки, выслуги, а также доступны пользователю (наряду с сотнями других параметров) в формулах для разработки нестандартных начислений.
3. Кассовые операции по выплатам учитываются в полном объеме.
4. Районные коэффициенты можно задавать в целом по предприятию или индивидуально (при работе блока на предприятиях, имеющих обособленные подразделения с различными РК). Все расчеты РК выполняются автоматически.
5. Основные этапы внедрения:
- определение необходимой структуры предприятия и аналитического учета затрат (источников финансирования),
- первоначальный ввод данных в ИСС, ручной или с использованием бланков импорта, формирование штатного расписания согласно структуре предприятия, ввод с справочники недостающих данных (бланки 2.01,2.00), отражающие особенности сотрудников (стаж, инвалидность и т.д.),
- если на предприятии или в бюджетном учреждении (блок универсальный - автоматически определяет тип учета - хозрасчетный или бюджетный) принята система глубокой аналитики, либо в его составе имеются обособленные подразделения, то необходимо расширить стандартный справочник статей затрат (7.1.11), используя в качестве макета имеющиеся там виды оплат (АВТ и т.д.). В дальнейшем начисления сотрудников при расчете зарплаты необходимо списывать именно на те статьи, на которых необходимо иметь аналитику. Желательно код статьи затрат закрепить за сотрудником в штатной единице (статья по умолчанию), которую он занимает - в этом случае он будет автоматически подставляться при расчетах (но бухгалтер может его менять оперативно). Система аналитического учета, заложенная в статьях затрат - важнейший инструмент для правильных расчетов зарплаты и налогов, получения аналитических сводов, финансовой и налоговой отчетности
- помесячный расчет всех сотрудников с начала года до месяца внедрения (7.5.96, 1.09,1.11). Данные по зарплате берутся из лицевого счета работника (ручного заполнения). Желательно рассчитать всех сотрудников за январь ("обучить" систему), получить все своды и отчетность, сравнить с ручными данными, произвести анализ отклонений, устранить причины, внеся при необходимости изменения в справочники, пересчитать сотрудников, явившихся причиной отклонений, предварительно просто удалив их из ЖХО, снова получить своды и т.д. до получения полностью достоверного отчета. Это самый трудоемкий этап внедрения, но и самый ответственный - от того, насколько тщательно он будет продуман, зависит ВСЯ дальнейшая работа, так как после нескольких месяцев работы изменение аналитики потребует гораздо больших затрат, хотя и здесь для облегчения массовых замен предусмотрены специальные бланки-утилиты, позволяющие быстро изменять аналитическую структуру данных как в ЖХО в целом, так и выборочно по различным критериям. Однако такая работа требует определенной квалификации пользователя и хорошего знания структуры аналитических данных, которые формирует программа в ЖХО.
РАСЧЕТ БЛАНКА "1.03.
Расчетно-платежная ведомость Т-49" ФОРМИРУЕТ ПУСТЫЕ КОЛОНКИ НАЧИСЛЕНИЙ,
ХОТЯ ЗА УКАЗАННЫЙ РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ЕСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ. УДЕРЖАНИЯ ВЫВОДЯТСЯ
ПОЛНОСТЬЮ.
Не рассчитан бланк 1.11 для расчетного периода. Этот бланк необходимо пересчитывать после завершения всех расчетов по зарплате, он как бы подводит под ними черту, после которой расчетчик выполняет работу по формированию отчетности. Если в процессе "работы над ошибками" были пересчитаны какие-либо сотрудники, либо изменены параметры видов начислений или статей затрат, то бланк 1.11 необходимо пересчитать заново.
РАСЧЕТ БЛАНКА 4.01 ФОРМИРУЕТ НУЛЕВЫЕ
ДАННЫЕ ПО ПОЛУЧЕННЫМ ДОХОДАМ, ХОТЯ ОНИ ЕСТЬ В ЖУРНАЛЕ
Причина, скорей всего, в установленном признаке "Сформировать список", который имеет смысл применять только для добавления в рабочий файл списка физических лиц (например, ЧП на 76 счете) для последующего ручного ввода их доходов в бланке 4.01. По такому же алгоритму работает бланк 5.1.08 (данные для ПФРФ)
КАК ВВЕСТИ ДАННЫЕ О ПОЛУЧЕННЫХ ДОХОДАХ
НА ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ, НЕ ЯВЛЯЮЩИМИСЯ СОТРУДНИКАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Эти сведения необходимо ввести для годовой передачи сведений на МН в ИМНС. Так как на счете "зарплата" (70 или 180) учет по таким физ. лицам не велся, необходимо ввести для них аналитику на любом балансовом или забалансовом счете, например, при расчетах с учредителями по выплате им дивидендов можно создать аналитику на счете 75 в виде: 75/ДОХ/ИИИ - расчеты с учредителем Ивановым И.И., при расчетах по прочим контрагентам - физическим лицам - на 76, и т.п. При расчетах этих физ.лиц выбирайте их с соответствующих счетов. Для объединения данных по всем физ.лицам при формировании сведений в ИМНС, в поле "отдел", наряду со счетом "зарплата" задавайте через точку с запятой (или выбирайте) и другие счета, на которых организована аналитика по выплаченным доходам (76, 75 и т.д.). Также необходимо в бланке 2.01 ввести для этих физических лиц индивидуальные сведения (ИНН или, при его отсутствии, адрес м.ж. и дату рождения). Далее, используя бланк 1.09, введите помесячно для каждого физического лица суммы выплаченного им дохода, вводя его в поля для расчетной доплаты (расположены под повременной оплатой) и установив признаки "Без НДФЛ", "Без вычетов". Бланк сформирует забалансовые аналитические проводки по доходам, которые будут учитываться бланками расчета 1-НДФЛ и 2-НДФЛ. Если учитываются виды доходов, которые отсутствуют в стандартном справочнике видов оплат, то их необходимо добавить в справочник ( бланк 7.1.10). Для доходов, которые необходимо учитывать только на забалансе, не забудьте сбросить признак вхождения их в учет сумм "на руки".
КАК НАСТРОИТЬ РАСЧЕТНЫЕ НАЧИСЛЕНИЯ В БЛАНКЕ
1.01
1.Настройка премии и надбавки.
- войти в справочник формул (графа справа от наим.начисления), добавить счет,
например, ПРЕМ, к нему создать субсчет 01, в наименовании которого прописать
формулу расчета, используя доступные переменные из списка, приведенного в
"Последних изменениях", например, (ПОВР+СДЕЛЬНО+ВРЕДНОСТЬ)*ПЦ%. Если
формула не помещается в одном наименовании, создайте еще один субсчет, 02, в
наименовании которого пропишите продолжение формулы. Всего субсчетов с формулой
может быть 5. В формуле можно применять всякие ОБД и т.п.). Если формула уже
существует, посто выберите ее.
- задайте процент премии (надбавки)
2.Настройка расчетных начислений.
- войдите в справочник начислений (одна из 6-х граф в столбце
"НАЧИСЛЕНО", выберите нужное начисление, которое будет рассчитываться
по этой графе. Если такого начисления в справочнике нет, тут же создайте его,
создав новый счет, например, с кодом МАТОТВ и наименованием "Мат.ответств."
К этому счету создайте субсчет "0" с наименованием, состоящим из 3-х
последовательных символов "Х" или пробелов, обозначающих вхождение(Х)
или нет (пробел) этого начисления в: 1-денежные выплаты, 2 - в ЕСН, 3-налог на
доходы ФЛ соответственно. Но вручную это неудобно, лучше воспользуйтесь
специальным бланком 7.1.10.
- войдите в справочник формул (если нужен расчет этого начисления по формуле) и
пропишите (по алгоритму, описанному выше) или выберите из него подходящую
формулу расчета;
- задайте дни, часы, процент, если они участвуют в формуле расчета или задайте
сумму начисления. При необходимости обязательного расчета начисления установите
признак в колонке "Р". В этом случае даже при введенной сумме
начисление будет обязательно рассчитываться по формуле.
Проще всего "красным крестом" (или
F8) очистить все поля бланка и после этого сразу его пересчитать (F9). Программа постарается автоматически все подставить. Это
общее правило для всех бланков стандартного блока "Зарплата".
Вопросы по созданию структуры ИСС и штатного расписания
Короткая инструкция по созданию
структуры счетов и вводу сведений сотрудников.
1-й способ. Самый простой. Структура создается автоматически "на лету" во время расчета бланка 1.09. Откройте этот бланк, кликните по графе "Таб.№", на счете "Зарплата" создайте нужную структуру отделов, например, 70/ШТ/УПР и 70/ШТ/БУХ с соответствующими наименованиями, а на них - счета сотрудников с уникальными таб.номерами - 70/ШТ/УПР/ИИИ - Иванов Иван Иванович, 70/ШТ/БУХ/ПМП - Петрова Мария Петровна, выберите сотрудника для расчета. Задайте для него оклад, детей и т.д., рассчитайте. Одновременно с расчетом будет созданы забалансовые счета с индивидуальными сведениями (для табельных номеров ИИИ и ПМП) и штатное расписание, счета отделов М1/О/ШТ/УПР и М1/О/ШТ/БУХ. В сведения будет занесена минимальная информация, необходимая для дальнейших расчетов. Остальную информацию можно добавить и/или изменить в бланках 2.00 и 2.01.
Этот способ рекомендуется для небольших предприятий, сразу начинающих работать с 1.09.
2-й способ. Сначала создается штатное расписание (2.00). Параллельно создается справочник индивидуальных сведений (ИСС) с минимумом сведений. Открываете 2.00, заходите в графу "Отдел", создаете там структуру отделов - М1/О/ШТ/УПР и М1/О/ШТ/БУХ, выбираете тот, для которого нужно заполнить штатное расписание. При первом выборе будет сообщение, что в отделе нет штатных единиц (естественно). Введите штатный номер (ранг) штатной единицы, например, 5(10,20 и т.д.) - это относительный номер, он может быть любым и определяет ранг штатной единицы, например, у директора он обычно выше, чем у убощицы :-)
Введите табельный номер сотрудника, например, ИИИ, его ФИО, счет для начисления зарплаты очистите (в этом случае он будет создан автоматически) или проставьте 70/ШТ/УПР/ИИИ, заполните все остальные графы (должность, оклад, статус и т.д.). Выберите операцию "ДОБАВИТЬ(ИЗМЕНИТЬ)", рассчитайте бланк. Если в справочнике ИСС отсутствуют данные для такого табельного номера, будет задан вопрос о необходимости его ввода в ИСС. При положительном ответе будет создана запись в ИСС с минимумом сведений (только ФИО) и запись в штатном расписании. После создания штатного расписания перейдите к бланку 2.01, выберите сотрудников одного за другим или конкретного, добавьте нужные сведения (дата рождения, документы, дети, инвалидность и т.д.)
3-й способ. Если у предприятия есть сведения, которые передавались на магнитных носителях в ИМНС за прошлый год (обычно они есть), то процесс ввода значительно упрощается - рассчитайте бланк 7.5.94, сформируйте рабочий файл для его последующего редактирования и ввода данных в ИСС и штатное расписание. Инструкция находится в самом бланке.